středa 8. září 2010

Ukončení stránky ve Wordu

Příklad

Píšu stránku ve Wordu. Nejsem ještě na konci, ale chci, aby následující text již byl na další stránce.

Návod

Řešením je klávesová zkratka Ctrl - Enter (držím Ctrl a současně zmáčknu Enter).
Tou vložíte tzv. pevný konec stránky - to znamená, že to, co je za tímto koncem, je VŽDY na nové stránce.
Cestou do pekla je používat k přechodu na novou stránku větší množství prázdných řádek (Enterů) pod sebou. To se vám při jakékoliv úpravě dokumentu před místem, kde toto použijete, vymstí - dokument se rozhodí.

pondělí 23. srpna 2010

Napište si o návod

Chci zde uveřejňovat návody, které čtenáře zajímají. Proto uvítám vaše náměty na články - co vám nejde, co vás zajímá, co potřebujete vyjasnit?
Budu rád, když něco z toho napíšete do diskuse.

pondělí 31. května 2010

Funkce MAX a MIN

Příklad

Funkce MAX a MIN jsou jedny z nejčastěji používaných v Excelu. Jak s nimi správně zacházet? Nebojte, je to opravdu jednoduché... V následující tabulce mám seznam lidí a jejich věk. Do buněk B7 a B8 potřebuji doplnit hodnoty nejvyššího a nejnižšího věku.
 

Návod

V buňce B7 použiji funkci MAX. Její zápis vypadá takto:
=MAX(A2:A5)
Jednoduše napíšu "=", dále název funkce - v tomto případě "MAX" a do závorky nadefinuji oblast, ze které se má nejvyšší hodnota vybrat.



Obdobně pracuji i s funkcí MIN - u ní vypadá zápis takto:
=MIN(A2:A5)

A co kdybych chtěl najít jméno člověka, který je nejstarší nebo nejmladší? Pak použiji funkci VLOOKUP (více o ní zde).
V tomto případě napíšu do buňky B10 funkci tímto zápisem: =VLOOKUP(B7;A2:B5;2), resp. do buňky B11 zápisem =VLOOKUP(B8;A2:B5;2).
Zápis vypadá takto:

Výsledek vypadá takto:

Poznámka: Pokud potřebuji najít ne největší, ale např. třetí nebo desátou největší (resp. nejmenší) hodnotu, použiji funkce LARGE a SMALL.


pondělí 19. dubna 2010

Kontingenční tabulky - návod jak na ně jednoduše




Příklad

Mám neuspořádaná data a chci z nich získat důležité informace. V tomto případě se chci (s pomocí kontingenční tabulky) dozvědět, kolik je v seznamu (nabídka autobazaru) aut značky Ford a kolik dohromady stojí.

Návod

Budeme pracovat s touto tabulkou:


Tabulka ke stažení

Začnu tak, že kliknu kamkoliv do tabulky - nemusím nic označovat. Dále kliknu nahoře na "Insert" (Vložit) a "Pivot Table" (Kontingenční tabulka).





Následující dialog mohu nechat jak je a jen ho potvrdit "OK". Pouze pokud bych chtěl použít jiná data, než mi vybral Excel, vyberu je.

O možnosti použít externí data (Use an external data source) více zde
Tím vznikne nový list s kontingenční tabulkou. Nemusím se tedy bát, že původní tabulka zmizela - mohu se k ní vždy vrátit na původní list.


Všimněte si pravého sloupečku s nabídkou - nahoře jsou v řádcích vypsané názvy sloupečků. Tím, jak je budu přesouvat do tabulky, budu upravovat kontingenční tabulku.
Mým úkolem bylo zjistit, kolik je v seznamu Fordů a kolik dohromady stojí. Udělám to tak, že v tabulce nechám vypsat součty cen za všechny značky - tedy i za Ford.

"Ford" je jedna ze značek aut v seznamu. Proto přetáhnu "Značka" z horního obdélníku vpravo do obdélníku "Drop Row Fields Here" (Řádková pole) v tabulce.



Tím se Vám v obdélníku, kam jste přetahovali, vypíší všechny značky aut v seznamu. 


Teď ještě zjistit, kolik tyto značky dohromady stojí. Přetáhnu "Cena" do "Drop Data Items Here" (Pole hodnot). 


Teď již u každé značky vidím, kolik dohromady stojí. 



Teď mě ještě zajímá, kolik aut té které značky v seznamu je.
Dvojkliknu tedy na "Sum of Cena" a v nabídce změním "Sum" (Součet) na "Count" (Počet). (Pokud bych chtěl součet i počet, přitáhnu do pole hodnot Cenu dvakrát - a jednou změním součet na počet.



A to je všechno.





Pár tipů navíc:
  • Když "zmizí" okno pro tvorbu kontingenční tabulky vpravo, stačí kliknout do tabulky - a zase se objeví.
  • Ve verzích Excelu od 2007 je možné místo do samotné tabulky přetahovat záhlaví sloupečků do čtyř polí dole v pravém pruhu. Pole odpovídají polím tabulky a je jedno, kam záhlaví přetáhnete - jestli přímo do tabulky nebo do "chlívečků" vpravo.
  • Z tabulky je možno snadno kontingenční udělat graf - pouhým kliknutím na ikonku grafu a vybráním typu grafu.
  • Pokud pracujete s kontingenční tabulkou, je dobré znát funkci ZÍSKATKONTDATA / GETPIVOTDATA

Kam dál?

Pokud máte raději videonávody, tak tady jeden je. Doporučuji zvětšit.
Máte nějaký dotaz? Napište ho do diskuse.



čtvrtek 18. března 2010

Zaokrouhlování

Příklad

Potřebuji zaokrouhlit číslo.
Např. číslo 1234,5678 v buňce A1 potřebuji zaokrouhlit do buňky A2.

Návod

Do buňky A2 mohu napsat následující vzorce podle toho, jak přesně chci číslo zaokrouhlit.

Běžné zaokrouhlení na jedno desetinné číslo
Vzoreček: =ROUND(A1;1) resp. =ZAOKROUHLIT(A1;1)
Výsledek: 1234,6

Zaokrouhlení na desítky
Vzoreček: =ROUND(A1;-1) resp. =ZAOKROUHLIT(A1;-1)
Výsledek: 1230
Druhý parametr funkce tedy říká, na kolik čísel napravo od desetinné čárky se bude zaokrouhlovat. V případě, že jde o záporné číslo, zaokrouhluje se "doleva" (na desítky), v případě, že je v parametru kladné číslo, zaokrouhluje se na desetinná místa.

Zaokrouhlení na lichá/sudá čísla
Vzoreček: =ODD(A1) / =EVEN(A1) - česky stejně jako anglicky

-->


Zaokrouhlit nahoru
Vzoreček: =ROUNDUP(A1;1) resp. =ZAOKR.NAHORU(A1;1)
Výsledek: 1234,6
Při takovémto zaokrouhlení se zaokrouhluje nahoru bez ohledu na matematická pravidla zaokrouhlování.
Druhý parametr funkce (druhé číslo v závorce, v našem případě "1") říká, stejně jako u předchozích příkladů, na kolik desetinných míst se má zaokrouhlovat.

Zaokrouhlit dolů
Vzoreček: =ROUNDDOWN(A1;1) resp. =ZAOKR.DOLU(A1;1)
Výsledek: 1234,5
Při takovémto zaokrouhlení se zaokrouhluje dolů bez ohledu na matematická pravidla zaokrouhlování.
Druhý parametr funkce (druhé číslo v závorce, v našem případě "1") říká, stejně jako u předchozích příkladů, na kolik desetinných míst se má zaokrouhlovat.



sobota 6. února 2010

Zamknutí souboru

Příklad

Potřebuji zamknout soubor tak, aby ho nikdo nemohl otevřít, nebo aby ho bylo možné otevřít pouze pro čtení bez možnosti úprav.

Návod

Klikněte na Save as / Uložit jako


Klikněte na Tools / Nástroje


Vyberte General options / Obecné možnosti.

Zadejte hesla pro otevření, pro úpravu nebo obě. Následně je zadejte ještě jednou pro kontrolu.

Uložte soubor.




neděle 24. ledna 2010

Návod na zamknutí části tabulky v MS Excel 2007

Příklad

Potřebuji část tabulky zamknout tak, aby ji nemohli uživatelé upravovat.
Např. v této tabulce potřebuji zamknout vše kromě modrých buněk.


Návod

Je to trochu paradoxní, ale zamčení tabulky zahájím jejím odemčením.
Nejprve totiž stanovím, které buňky zůstanou odemčené, a pak zbytek listu zamknu.
Označte buňky, které mají zůstat odemčené a přístupné úpravám.
Pak do výběru klikněte pravým tlačítkem, vyberte "Format Cells" ("Formát buněk") a přepněte se do karty "Protection" ("Zámek").
-->



Zjistíte, že aniž jste cokoliv podnikli, je zaškrtnuto "Locked" ("Zamčeno"). Protože chceme, aby vybrané buňky byly přístupné pro úpravy, zrušíme toto zaškrtnutí.
Klikněte na OK.
Teď tedy zamkneme zbytek listu.
-->

Jděte na kartu "Review"/"Revize" a klikněte na "Protect Sheet".



Otevře se toto okno.



Má-li být přístup chráněn heslem, zadejte ho.
Klikněte na OK.
A to je vše, do modrých buněk teď jde zapisovat, do ostatních ne.
Ve starších verzích Excelu je postup stejný, jen zamčení se provádí v "Tools"/"Nástroje" a "Protection"/"Zámek".

sobota 16. ledna 2010

Program pro rychlé a příjemné snímání obrazovky

Do článků na tomto webu často vkládám obrázky přímo z excelu - screenshoty.
Dříve jsem to dělal tak, že jsem na obrazovce vytvořil situaci, kterou jsem chtěl vyfotit, a zmáčkl jsem PrintScreen. Pak jsem obrázek vložil do aplikace "Malování" a uložil do samostatného souboru, odkud jsem ho načetl do blogovacího systému.
To je pěkně zdlouhavé.
V poslední době mě práci usnadňuje opravdu šikovný program Screenshot Captor. Práce se screenshoty je teď mnohem pružnější a ušetřím spoustu času. Pouhým zmáčknutím klávesy PrintScreen se obrázky ukládají do složky, odkud se dají přímo uploadovat, kopírovat, upravovat...
Pokud často pracujete se snímáním obrazovky, musíte vyzkoušet!
Program je za příjemnou cenu nula USD, v přepočtu něco kolem nula Kč.
http://www.donationcoder.com/Software/Mouser/screenshotcaptor/

úterý 12. ledna 2010

Roztažení bez roztažení

Příklad

Mám v prvním řádku tabulky výpočet. Chci ho dostat i do dalších řádků.
Tedy z této tabulky:



Chci vyrobit tuto tabulku:



Návod

Předpokládám, že znáte postup, kdy si najedu do pravého dolního rohu buňky se správným vzorečkem a myší táhnu dolů. Nicméně lze to ještě zkrátit.
Kliknu na buňku se správným vzorečkem.
Najedu si do jejího pravého dolního rohu.
A místo abych táhnul, tak dvojkliknu. Vzoreček se mi roztáhne až na konec. Tento postup je nejen rychlejší, ale v případě tabulek přes mnoho stránek se vyvaruji dlouhého hledání konce tabulky. Ten navíc často přejedu a musím se vracet. Dvojklikem se tedy dostanu na konec rychle a elegantně.

pátek 8. ledna 2010

Návod na použití hromadné korespondence ve Wordu 2000

Příklad

Potřebuji vytvořit velké množství podobných dokumentů - např. dopisů. Dokumenty jsou stejné, až na konkrétní položky - např. jména adresátů.
Zkrátka potřebuji využít hromadnou korespondenci.
-->

Návod

Zde je návod pro už trošku obstarožní Word 2000.
Prohlédnout

pondělí 4. ledna 2010

Výběr buněk, které nejsou vedle sebe

Příklad

Potřebuji vybrat buňky, které netvoří obdélník - nejsou vedle sebe.
Např. buňku A1 a buňku A3 současně.

Návod

Kliknu na buňku A1, čímž ji vyberu.
Podržím klávesu Ctrl.
Se stisknutou klávesou Ctrl kliknu na druhou buňku nebo oblast a dále na všechny další buňky nebo oblasti, které potřebuji vybrat.

pátek 1. ledna 2010

Zobrazení dne v týdnu

Příklad

V buňce mám datum, např. 7.12.2009.
Chci, aby místo data byl vypsán den v týdnu - v tomto případě tedy pondělí.

Návod

Kliknu pravým tlačítkem do buňky.
Kliknu na "Formát buněk".
Kliknu na záložku "Číslo" (pokud tam již nejsem)
Vyberu "Vlastní" a do "Typ:" napíšu "dddd".
Asi takto: