pátek 27. září 2013

Strategický reporting

Tento článek je druhým dílem volného seriálu o reportingu. Tentokrát se hodně vzdálíme od Excelu a podíváme se spíše na to, co, proč a jak ve firmě reportovat - sledovat.
Ve firmách se totiž často potkáváme se situací, kdy se poctivě, podrobně, přehledně a s velkým úsilím sledují naprosto nepodstatné blbosti.
Souvisí to i s Excelem. Zaměstnanci firem jsou často schopni vytvořit skvělé tabulky a reporty. Nepřemýšlejí ale dostatečně o tom, jestli zkoumají přesně to, co je zkoumat třeba, a proto jejich úsilí přichází vniveč.

Co ve firmách sledovat / měřit / reportovat?

Kdysi jsem se zeptal jednoho z šéfů jedné z největších českých firem, podle čeho jeho firma vybírá ukazatele, které sleduje. Odpovědí mi bylo, že sledují to, pro co mají údaje. Na mojí otázku, jestli by neměli sledovat to, co sledovat potřebují, byl nechápavý pohled a upřímná slova "... my takhle neuvažujem. Sledujeme to, na co máme data." A opravdu. Firma měla (a dosud má) propracovaný systém sledování vytížení strojů, protože to se sleduje dobře. A naopak prakticky nesleduje kvalitu lidských zdrojů nebo vztahů se zákazníky. Protože to se zase sleduje špatně.
V tomto textu se zaměřím na to, jak by měla vypadat architektura reportingového systému firmy ne z technického, ale z podnikatelského pohledu.
Budu vycházet z metodiky Balanced Scorecard, proto ji stručně představím.

Balanced Scorecard

Balanced Scorecard je systém a metodika pro řízení strategie v organizaci a měření plnění této strategie.
Její původ sahá do osmdesátých let minulého století, hlavními tvůrci a popularizátory jsou američtí teoretici managementu Robert Kaplan a David Norton. Účelem jejich práce je nabídnout manažerům firem techniku, kterou by mohli komplexně a přitom jednoduše řídit celou organizaci směrem, kterým chtějí.
K tomu, aby na metodě pracovali, je zřejmě přiměla situace v řadě organizací, které žádnou strategii nemají, a pokud už ano, tak je jen formální a neobsahující kontrolu dodržování ani přesná měřítka pro tuto kontrolu.
Na metodice se mně osobně obzvláště libí jedna věc - nejedná se o nic převratného a o gejzír nových myšlenek, ale o setřídění a popis obecně platných, užitečných pravidel.
Strategie dle Balanced Scorecard je evidována ve velmi přehledné formě tzv. strategické mapy. Tato strategická mapa obsahuje:
  • Cíle firmy rozdělené do perspektiv (skupin). Obvykle se uvádějí čtyři základní perspektivy - finance, zákazníci, interní procesy a lidé.
  • Měřítka příslušející k cílům. Typicky se jedná o jedno až dvě měřítka ke každému cíli. Podle hodnot těchto měřítek se poznává, jestli se daří nebo nedaří naplňovat cíle.
  • Plán akcí vedoucích k naplnění cílů.

















Více o strategické mapě a jejích částech v dalších příspěvcích.


úterý 24. září 2013

Fígl s kombinací funkcí INDEX a POZVYHLEDAT (MATCH)

Nejspíše někdy používáte funkci VLOOKUP (SVYHLEDAT). Je to funkce velmi užitečná, má ale jednu nevýhodu, na kterou občas narazíte.

Příklad

V následujícím příkladu potřebuji doplnit k zaměstnancům jméno jejich nadřízeného. Na základě toho, do kterého oddělení zaměstnanec patří - protože každé oddělení má svého jednoho šéfa.



Mohl bych použít VLOOKUP. Ale to by musely sloupečky v tabulce vpravo mít obrácené pořadí. Funkce VLOOKUP totiž vyžaduje, aby v tabulce, na kterou se odkazuji, bylo v prvním sloupci to, podle čeho se obě tabulky propojují. Jinými slovy - tabulky jsou propojené přes název oddělení, proto v tabulce vpravo musí být sloupec s názvy oddělení vlevo od jména šéfa.

Návod

Sloupce bych mohl prohodit, ale ne vždy je to možné.
Proto použiji kombinaci funkcí INDEX a MATCH (POZVYHLEDAT), která mě toto umožní. Zápis do buňky C2, který pak roztáhnu, bude vypadat takto:
=INDEX(E:E;MATCH(B2;F:F;0))
Logika je taková, že:
  • Nejprve funkce MATCH zjistí, kolikátá je určitá hodnota ve sloupci. V našem případě zjistí, že hodnota "HR" je ve sloupci F na druhém místě. Výstupem vnořené funkce je tedy dvojka.
  • Pak funkce INDEX zjistí, co je na tomto místě v určitém sloupci. V našem případě zjistí, že na druhém místě je ve sloupci E hodnota "Hanka". A výstupem funkce, čili přiřazením nadřízeného pro Adélu, je správně "Hanka".
Vzorec roztáhnu a mám ošetřené všechny hodnoty / všechny zaměstnance.

Upozornění

Aby tato kombinace funkcí fungovala, musí být hodnoty v prohledávaném sloupci seřazené podle abecedy. Jinak se výsledky tváří, že fungují, ale nefungují.


pondělí 9. září 2013

Reporting

Lidé z IT si pod slovem reporting představují OLAP databáze. Lidé z účetnictví si jej spojují s účetními výkazy. Vedení globální společnosti si pod reportingem představuje barevné grafy, které mu umožňují rozhodovat, aniž by bylo třeba rozumět tomu, o čem se rozhoduje. Vedení lokálních poboček si pod reportingem představuje aktivitu, kdy vezme obchodní výsledky pobočky a předtím, než je předá na centrálu v Dortmundu, tak je přikrášlí způsobem, který nebude přímo napadnutelný.
Pravdu mají všichni a ještě mnozí další, reporting nemá žádnou všeobjímající a přitom srozumitelnou definici.
Nicméně ať už si reporting definujeme jakkoliv, jedno je jasné - tato aktivita je téměř vždy úplně nebo alespoň částečně řešena v aplikaci MS Excel. 
A řada zákazníků, kterým s Excelem pomáháme, po nás požaduje pomoc právě s reportingem - i když toto slovo často ani nepoužívají.
Proto má reporting místo i na tomto blogu. Dnešní příspěvek je tak úvodní kapitolou v seriálu, který by měl popsat základní principy reportování a způsoby, jak je dobře řešit nejen z hlediska Excelu.
Co to ten reporting je?
Jak už je zmíněné výše, jednoznačná definice neexistuje. Anglická wikipedia rozeznává reporting jako aktivitu vedoucí k reportu (trochu důkaz kruhem) a dále uvádí speciální odrůdu reportingu Business reporting
Ten nás bude zajímat nejvíc.
Nadále si pod reportingem představíme činnost, na jejímž počátku jsou neuspořádaná data, z nichž nelze vyčíst žádné smysluplné informace. Například extrakt z databáze nebo ze SAPu. A na konci pak informace, podle kterých se můžeme rozhodovat o řešení konkrétních problémů. Například krátká srozumitelná tabulka nebo graf.
V obchodní firmě tak mohu mít na začátku záznamy z pokladen o milionu prodaných položek. A na konci přehlednou tabulku nebo graf, ze kterého manažer snadno vyčte, jaké zboží má objednat na příští období.
Je asi zřejmé, že za takovou přeměnou je pořádný kurs práce. Řada návodů, které uvádíme na tomto blogu, je v takovémto procesu dobře použitelná, typicky se to týká kontingenčních tabulek nebo technologie PowerPivot.
Nový několikadílný seriálek by měl tyto informace dát to správného kontextu a doplnit k nim další praktické tipy.


pátek 6. září 2013

Refresh návodu VLOOKUP / SVYHLEDAT

Návod na použití VLOOKUP/SVYHLEDAT je druhým nejčtenějším návodem na tomto blogu. Takže si zasloužil kritické přečtení, odstranění nejasností a zpřehlednění.
Nová verze ke shlédnutí tady.