úterý 27. ledna 2015

Přehlednější zobrazení revizí ve Wordu

Pracujete-li běžně s Wordem a jste-li nuceni tuto kratochvíli provozovat v pracovním teamu, nejspíše jste už narazili na nástroj Revize.
Revize jsou vhodné k tomu, aby uživatel mohl zasahovat do dokumentu tak, aby tyto změny byly viditelné a někdo další je pak mohl přijmout nebo odmítnout.
  1. Praktické využití je takové, že osoba A vytvoří dokument a pošle k revizi osobě B. 
  2. Osoba B provede změny v režimu revizí a pošle zpět osobě A.
  3. Osoba A se podívá, jaké změny osoba B provedla, a buď je odsouhlasí nebo zamítne.
Pokud jste ale v pozici osoby B, tedy toho, kdo dokument připomínkuje, možná narazíte na to, že dokument po několika změnách ztratí přehlednost - protože těch změn už je prostě moc.

Smyslem tohoto článku je upozornit na to, že při práci v režimu revizí je možné tyto revize vypnout.
Uživatel pak vidí dokument jako by ho upravoval mimo režim revizí - ale revize se přesto ukládají. Stačí kliknout v kartě Revize v zobrazení revizí na Žádné revize.

Práce je pak mnohem přehlednější:


neděle 18. ledna 2015

Společná práce více uživatelů na jedné tabulce Office 365

V tomto článku se podíváme na jednu zajímavou možnost, která je dostupná ve webových Office (součásti Office 365). Jedná se o společnou práci více uživatelů, v jedné chvíli, na jedné tabulce. Uvedený návod je pro Excel Online, ale přibližně platí i pro další aplikace.

Co musí udělat uživatel, který chce sdílet

Uživatel se přihlásí do svého portálu a otevře tabulku nebo vytvoří novou.

Pak jde vpravo nahoře na Sdílet nebo na Soubor / Sdílet / Sdílet s uživateli

Zadá mailovou adresu a způsob sdílení (v našem případě začneme sdílet přes mail) a klikne na Sdílet.
V tu chvilku odejde druhému uživateli mail.

Co musí udělat uživatel, který se chce k práci na dokumentu přidat

Druhý uživatel ve své mailové schránce najde nabídku sdílení dokumentu. Klikne na odkaz uvedený v mailu a octne se ve společném dokumentu.
Ještě je třeba dokument otevřít pro úpravy.Uživatel tedy klikne na Upravit sešit.

Je možné vybrat, jestli dokument upravovat v Excelu Online nebo ve standardním desktopovém Excelu. Chtějí-li ale uživatelé pracovat na dokumentu paralelně, musí se spokojit s první možností.
V tabulce teď pracují oba najednou. Oba vidí najednou práci toho druhého a dokonce také vidí, kterou buňku má jejich spolupracovník zrovna aktivovanou.


úterý 6. ledna 2015

Proč Excel online není Excel

Excel není jeden. Excelů (a v zásadě celých sad Office) je hned několik. Když pomineme různé vývojové verze (2003, 2007, 2010, 2013...), tak je to přinejmenším:
  • Excel pro klasická Windows (Tomu jsou věnovány prakticky všechny návody na tomto blogu. Obsahuje všechny funkce a je nejpoužívanější.)
  • Excel pro počítače Apple (Má zhruba stejné funkce jako předchozí, jen trochu jinou grafiku.)
  • Excel pro operační systém Windows RT (Windows RT je speciální operační systém pracující s procesory ARM. Prakticky se jedná o notebooky Microsoft Surface. Přáním Microsoftu nejspíš je, aby se na tento systém brzy zapomnělo a věřím, že se tak brzo stane:).
  • Excel pro mobilní telefony s Windows Phone
  • Excel pro Android
  • Excel pro iPhone
  • Excel Online
  • Možná ještě nějaké verze, na které jsem zapomněl.
Teď bych se chtěl věnovat Excelu Online. Nedávno jsem měl tu čest ho prozkoumat a osahat si ho. A výsledek? No nic moc, teda.

Jak to funguje

Excel Online funguje v internetovém prohlížeči. Jdete tedy do na portál Office 365 (přístup musíte mít koupený) a v něm otevřete Excel. Aplikace vypadá nějak takto:

Na první pohled je plocha podobná normálnímu Excelu, jen v prohlížeči. Tedy nahoře lišta s tlačítky, uprostřed buňky jako obvykle a dole ouška listů.
Při podrobnějším zkoumání však narazíme na to, že tlačítek v horní liště (a s nimi souvisejících funkcí) je v Excelu Online jaksi pomálu. Co tedy konkrétně chybí? Například:


  • Možnost vložit filtr
  • Možnost vložit kontingenční tabulku
  • Víceúrovňová filtrování
  • Zamykání
  • Většina klávesových zkratek (nemůžeme ani třeba přidat absolutní odkaz přes F4)
  • Možnost vytvářet připojení ven
  • Makra a všechny ovládací prvky (dokonce se ani nezobrazí tlačítka vytvořená jinde)
  • Asi milion dalších věcí
  • Excel Online také neumožňuje ukládat soubory přímo do počítače - musíme pracovat v cloudovém úložišti OneDrive. Nebo se mi alespoň nepovedlo vykoumat, jak se to dělá.
    Trochu jsem doufal, že by se dalo provozování tabulek přímo v cloudu použít alespoň ke zpracování náročných výpočtů. Některé výpočty teď trvají mému notebooku třeba 15-20 minut, ale servery Microsoftu, na kterých Excel online běží, by je měly být schopné přechroupat za chviličku. Bohužel to takto nefunguje. Excel online nezpracuje žádný excelovský soubor větší než 5 MB (!) a navíc i výpočty menších souborů po pár vteřinách vzdá a odmítne spočítat.
    Má tedy Excel Online nějaké výhody?
    V Excelu Online se dají docela snadno vytvářet dotazníky (zhruba stejně jako v Google Apps). Oproti Google apps je však je možné tyto dotazníky zobrazit jen jako samostatnou stránku a nelze je vložit do stránky jako iframe. Respektive asi by to šlo, kdybyste si s odkazem nějak pohráli, nicméně aplikace to nepodporuje.
    V Excelu Online také může pracovat simultánně více uživatelů.

    K čemu to celé tedy je?

    Excel Online je logické porovnávat s jeho nejzavilejším konkurentem - s tabulkami v Google Apps. Je to v zásadě podobná aplikace, i když s o něco menším počtem funkcí. Jeho předností je to, že umí pracovat s tabulkami XLSX, navíc subjektivně se mě zdá přehlednější než Google. Ale to je subjektivní.
    Takže Excel Online je možné použít jako online prohlížeč tabulek (s podporou aktivních kontingenčních tabulek), pro jejich tvorbu nebo úpravy se ale nehodí.
    V souvislosti s prohlížením tabulek je však třeba uvést, že Excel online uložený na OneDrive bohužel nepodporuje prohlížení kontingenčních tabulek vzniklých na Power Pivotu. To je škoda, protože tohle využití se přímo nabízí.

    neděle 4. ledna 2015

    Nevyřešená hádanka

    Občas na tomto blogu publikuji hádanky - složitější úkoly k zamyšlení a ke kreativnějšímu použití Excelu.
    V létě se ale přihodila nemilá věc - zadal jsem hádanku, a pak zjistil, že na ni neumím odpovědět. A neodpověděl na ni ani nikdo z diskutujících.
    Tak pokud byste se chtěli zamyslet, můžete být první kdo ji vyřeší.