neděle 28. června 2015

Proč je Excel skvělý nástroj pro analýzu dat

Před časem jsem byl na prezentaci, kde několik firem ukazovalo svá řešení na zpracování dat - především z oblasti výroby a marketingu. Několikrát zazněl odkaz na to, v čem je to které řešení lepší oproti běžnému Excelu, a několikrát si přednášející povzdychl nad zpozdilostí uživatelů ve firmách, kteří Excel stále požadují, když je tady tolik lepších řešení.
Protože jsem (přiznávám, že zcela neobjektivní) fanoušek Excelu, vyprovokovalo mě to k tomuto článku. V něm chci sepsat, proč je Excel (resp. tabulkový procesor obecně - velká část uvedených bodů platí i pro Google Docs nebo Libre Office) skvělý nástroj pro analyzování dat.

Kdy se Excel nehodí

Než se ale pustím do chválení Excelu, tak musím vytknout před závorku, že je samozřejmě hodně situací, kdy se Excel reálně použít nedá. Jedná se např. o situace, kdy:
  • Je třeba řešit vstupy od více uživatelů, s různými právy
  • Jedná se o složitě strukturovaná data z relacemi propojených tabulek
  • Jedná se o opravdu veliká data - v řádech milionů záznamů
  • Dá se čekat, že finální výstup bude maximálně jednoduchý, statický, a budou ho používat lidé bez jakékoliv znalosti Excelu

Proč je tedy Excel suverénně nejpoužívanějším nástrojem na správu dat?

Flexibilita

Jste manažer, který sleduje řekněme míru plnění plánu nákupů do výroby. Váš report zobrazuje hodnoty členěné podle výrobních úseků. Potřebujete ale, aby zobrazoval hodnoty členěné podle jednotlivých manažerů, což report aktuálně neumí, i když potřebná data jsou dostupná. Máte dvě možnosti.
  • Pokud je report v Excelu, tak si třeba přidáte nový sloupec, rozšíříte kontingenční tabulku a za chvíli máte co chcete. Pokud to neumíte, pomůže vám kolega od vedlejšího stolu.
  • Pokud máte komplexní BI systém vytvořený na zakázku externí firmou nebo interním vývojářem, začne proces. Zavoláte dodavateli a vysvětlíte, co potřebujete. Protože dodavatel vaši situaci přesně nezná, je vysvětlování dost zdlouhavé, a nejste si jisti že vše správně pochopil. Dodavatel odhadne cenu, která vás nepotěší. Dodávku pak musí někdo schválit, takže dalšímu člověku vysvětlíte, co potřebujete. Za několik dní nebo týdnu je pak report upraven, následně testován a laděn. Poučení bude, že příště si setsakra rozmyslíte, jestli report upravovat nebo ne.
Většina reportů na zakázku, které pro někoho připravujeme, řeší právě situaci, kdy velký ERP systém firmy není schopen dodat data ve struktuře, která je potřeba, a úprava systému je příliš časově i finančně náročná nebo nemožná.

Nechci nastavovat systém, chci vyhodnocovat data

Máte data v nějakém dostupném formátu a chcete je vyhodnotit? V Excelu otevřete soubor, nakopírujete data, a vyhodnocujete. Žádná instalace serveru (často pěkně drahého), žádné nastavování práv, žádná tvorba databáze a tabulek v ní, žádné definování datových typů. Žádné potřebné technické vědomosti - stačí vědět, jaká data a jak chcete vyhodnocovat.

Rozsáhlá funkcionalita

Excel obsahuje obrovské množství funkcí matematických, finančních, geometrických, vyhledávacích, textových... Ale také komplexní programovací jazyk VBA. Optimalizační nástroj Řešitel. Doplněk PowerPivot. Propojovací doplněk umožňující používat dataminingové funkce MS SQL Analysis Services. Kontingenční tabulky. Integraci do jazyka R. Mapové grafy. A další a další jednoduché i extrémně pokročilé nástroje.
Myslím, že žádný jiný nástroj nenabízí tak širokou paletu nástrojů pro zpracování dat.

Cena

MS Office stojí pár tisíc. Pokud je i to příliš, jsou k dispozici i tabulkové procesory zdarma. Neexistuje žádný jiný reportingový nástroj, který by se cenově pohyboval takto nízko. Výjimkou může být např. open source BI Pentaho, ale to je trochu jiná kategorie - s velkými náklady na implementaci.

Excel je stabilní, vyladěný systém

Ano, někdy spadne a je to k vzteku. Ale opravdu se to neděje často.

Excel je ergonomicky vymakaný

Za desítky let je v něm odstraněna většina nejasností, nepřehledností. Kromě velké změny související s příchodem Ribbonů ve verzi 2007 je základní logika už léta stejná a funkční, mění se jen drobností.

Formát XLS (XLSX)

XLSX je jedním ze standardních formátů pro převod dat, a další formáty (typicky CSV) Excel snadno zvládá.

S Excelem pracovat snad každý

Počet lidí, kteří umí pracovat s Excelem, je neporovnatelně větší než počet lidí, kteří umí pracovat s jakýmkoliv jiným nástrojem pro analýzu dat.
Úroveň znalostí uživatelů se velmi rychle zvyšuje, což můžeme pozorovat na našich kurzech. Před osmi lety bylo velkým tématem sčítání, řazení a filtrování, dnes začínáme na kontingenčních tabulkách a jdeme dál.

Závěr

Excel letos slaví 30 let na trhu (nebo 33, pokud zahrneme i jeho předchůdce Multiplan).
Je to jeden z nejvíce používaných nástrojů ve firmách, a z výše uvedených důvodů jsem si jistý, že se jeho pozice hned tak nezmění. Tak všechno nejlepší k narozkám :)

Nové reference

Na stránkách se nám za poslední týdny nahromadilo pár nových milých referencí - od firem Rovan Legal, Huhtamaki, Just, Global Expert, Multivac a dalších.
Ale také od Centra Paraple.
Máme radost :)

sobota 27. června 2015

Vztahy mezi funkcemi

Účastníkům našich začátečnických kurzů se někdy trochu pletou některé funkce. Touhle tabulkou se tedy chci zmatek trochu zmenšit.

Co chci dělat Chci všechny hodnoty Chci jen hodnoty, které splňují určité kritérium Databázové funkce
Sčítat hodnoty z určitého sloupce SUMA / SUM SUMIFS DSUMA / DSUM
Počítat počet položek POČET2 / COUNTA (nebo POČET / COUNT pokud mě zajímají jen čísla) COUNTIFS DPOČET2 / DCOUNTA (nebo POČET / COUNT pokud mě zajímají jen čísla)
Průměrovat hodnoty z určitého sloupce PRŮMĚR / AVERAGE AVERAGEIFS DPRŮMĚR / DAVERAGE
Najít nejvyšší hodnotu MAX lze nahradit maticovým vzorcem DMAX
Najít nejnižší hodnotu MIN lze nahradit maticovým vzorcem DMIN

pondělí 15. června 2015

Nová kalkulačka ceny kurzů

Myslím si, že naše firemní kurzy nejsou nejlevnější na trhu, ale v naší kvalitativní kategorii jsou dost konkurenceschopné.
Proto máme od teď na webu kalkulačku, kde si každý zájemce z řad firem může spočítat cenu kurzu ve své firmě.
Pokud něco takového zvažujete, vyzkoušejte!





čtvrtek 11. června 2015

pondělí 1. června 2015